Đối với người Nhật, việc duy trì nơi làm việc và các không gian công cộng trong tình trạng đã qua “sàng lọc và sắp xếp”, hay nói một cách dễ hình dung hơn là luôn sạch sẽ, gọn gàng và ngăn nắp, không chỉ đơn thuần là một thói quen tích cực, mà còn là một chuẩn mực văn hóa và thói quen được đề cao và coi trọng hàng đầu.

Vậy thế nào là trạng thái đã qua “sàng lọc và sắp xếp” và tại sao người Nhật lại coi trọng thói quen này?

Thế nào là "sàng lọc" và "sắp xếp"?

“Sàng lọc” là gì?
 “Sàng lọc” quá trình phân loại tỉ mỉ và kỹ lưỡng các vật dụng thành hai nhóm chính: những thứ cần thiết và không cần thiết, từ đó loại bỏ những món đồ thừa thãi, không mang lại giá trị sử dụng. Việc thanh lọc và giải phóng không gian khỏi những vật dụng không cần thiết này sẽ giúp tối ưu hóa diện tích lưu trữ, tạo nên một môi trường làm việc gọn gàng, thoáng đãng, đồng thời giúp việc tìm kiếm và sử dụng các vật dụng thiết yếu trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn bao giờ hết.

 “Sắp xếp” là gì?
 “Sắp xếp” đề cập đến việc sắp xếp mọi thứ một cách khoa học và logic, sao cho chúng luôn ở trong tình trạng sẵn sàng và dễ dàng tiếp cận khi cần. Bằng cách thiết lập và tuân thủ nghiêm ngặt một hệ thống quy tắc và tiêu chuẩn cụ thể trong việc bố trí và lưu trữ đồ đạc, mọi người sẽ có thể nhanh chóng xác định vị trí của bất kỳ vật dụng nào mà không cần tốn thời gian hay công sức để tìm kiếm, đồng thời cũng không còn phải chần chừ hay phân vân khi cất chúng trở lại vị trí cũ. Hơn nữa, khi đã có một quy chuẩn thống nhất, những người sử dụng chung không gian làm việc sau đó cũng có thể dễ dàng nắm bắt và tuân theo mà không gặp bất kỳ trở ngại hay lúng túng nào.

 Tại các doanh nghiệp Nhật Bản, làm việc nhóm được xem là một phương thức phổ biến. Trong quá trình hợp tác, các thành viên thường chia sẻ công cụ, tài liệu và thông tin. Do đó, việc xác định rõ ràng vị trí của mọi vật dụng và tài liệu là điều tối quan trọng.

 Nếu không có sự thống nhất về nơi lưu trữ hoặc có thành viên không tuân thủ quy định sắp xếp, mỗi lần sử dụng sẽ mất thời gian tìm kiếm, thậm chí phải tạo lại cùng một tài liệu nhiều lần, gây ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu suất làm việc của toàn bộ nhóm. Do đó, người Nhật thường e ngại hợp tác với những cá nhân thiếu ý thức sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp.

Sàng lọc và sắp xếp nơi làm việc là một phần của công việc của bạn

Duy trì nơi làm việc trong trạng thái đã qua “sàng lọc và sắp xếp” được xem là một phần trách nhiệm của mỗi nhân viên. Bất kể lĩnh vực công tác, người Nhật luôn coi trọng đức tính này. Vì vậy, ngay cả khi khả năng sắp xếp không phải là thế mạnh trong đời sống cá nhân, việc giữ gìn tính gọn gàng, ngăn nắp tại nơi làm việc vẫn là một yêu cầu bắt buộc.

 Khái niệm “sàng lọc và sắp xếp” nơi làm việc bao gồm cả các yếu tố hữu hình và vô hình như: đồ dùng văn phòng, thiết bị, phụ tùng, vật liệu, tài sản của công ty, tài liệu, hồ sơ, không gian công cộng, đồ dùng cá nhân và không gian được cấp cho mỗi cá nhân. Ví dụ, ngay cả khi được cấp một không gian riêng như tủ khóa, việc sắp xếp ngăn nắp bên trong vẫn là điều cần thiết.

 Điểm cốt lõi trong việc thực hiện “sàng lọc và sắp xếp” chính là sự tuân thủ quy tắc chung của tổ chức. Mỗi cá nhân cần tránh việc áp dụng những nguyên tắc riêng, tùy tiện trong quá trình lưu trữ hoặc vứt bỏ đồ vật. Sự đồng thuận, đồng lòng của tất cả các thành viên trong việc duy trì trạng thái gọn gàng, ngăn nắp theo những tiêu chuẩn đã được đề ra là yếu tố then chốt để đạt được hiệu quả tốt nhất.

  Vậy bạn có thói quen thực hành “sàng lọc và sắp xếp” hàng ngày không? Nên nhớ, thói quen sàng lọc và sắp xếp trong cuộc sống hàng ngày có thể giúp một cá nhân dễ dàng thích nghi với yêu cầu tương tự tại nơi làm việc. Đây là một kỹ năng có thể vận dụng trong mọi nhiệm vụ và lĩnh vực nghề nghiệp, do đó, việc rèn luyện và ghi nhớ thói quen này sẽ góp phần vào sự thành công của mỗi cá nhân trong sự nghiệp lẫn cuộc sống.